อยากวางระบบบัญชีให้ธุรกิจ แต่ไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไรดี?
11 August 2023
BY YoungBusinessGuide
การวางระบบบัญชี แค่ได้ยินชื่อก็ปวดหัวแล้ว และไม่อยากเริ่มต้นทำ บางคนถึงกับบอกว่า “ขอให้ทำอะไรก็ได้ ยกเว้นบัญชี!” แต่จริงๆแล้ว คุณรู้หรือไม่ การวางระบบบัญชีนั้นเป็นรากฐานสำคัญของความสำเร็จในการบริหารจัดการธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ การจัดการบัญชีที่ดีจะช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานะทางการเงิน วิเคราะห์ผลการดำเนินงาน และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ง่ายขึ้น
ดังคำกล่าวของ Warren Buffett นักลงทุนและนักธุรกิจชื่อดัง ,ประธานบริษัท Berkshire Hathaway กล่าวไว้ว่า “accounting is the language of business.” ซึ่งแสดงให้เห็นแล้วว่าบัญชี มีความสำคัญมากในการดำเนินธุรกิจ
แต่…จะเริ่มยังไงดีละ ไม่ต้องกังวลไป มันอาจจะดูยุ่งยากในตอนแรก แต่ถ้าเรามีแนวทางที่ชัดเจน ค่อยๆ ทำไปทีละขั้นตอน สุดท้ายเราก็จะไปถึงจุดหมายได้อย่างแน่นอน มาดูกันดีกว่าว่ามีอะไรบ้างที่เราต้องเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มทำจริง
1. ความรู้ความเข้าใจด้านบัญชี
การมีพื้นฐานที่ดี ถือเป็นจุดเริ่มต้นของความสำเร็จ ผู้ที่จะวางระบบควรมีความเข้าใจในหลักการบัญชีขั้นพื้นฐานเสียก่อน เช่น บัญชีหลัก ,บัญชีแยกประเภท ,บัญชีคู่ ,งบการเงิน เป็นต้น
แต่ถ้าไม่มีเวลาศึกษาจริงๆ การปรึกษานักบัญชีมืออาชีพ ก็ถือเป็นอีกทางเลือกที่ดี เพราะเขาจะให้คำแนะนำ และออกแบบระบบให้เราอย่างมืออาชีพเลย
2. ความเข้าใจในธุรกิจ
การออกแบบระบบบัญชีที่ดี ต้องสอดคล้องกับกระบวนการทำงานภายในธุรกิจ ในทุกๆ ส่วนงาน
ยกตัวอย่างเช่น ธุรกิจร้านอาหาร การเข้าใจกระบวนการตั้งแต่การสั่งซื้อวัตถุดิบ การควบคุมสต็อก ไปจนถึงการคิดต้นทุนอาหาร จะช่วยให้เราออกแบบระบบบัญชีที่สามารถจัดการข้อมูลเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ช่วยให้เราออกแบบระบบที่สอดคล้องกับการทำงานจริง ลดความซ้ำซ้อน ป้องกันข้อผิดพลาด และได้ข้อมูลที่ตรงตามความต้องการ ดังนั้น การใช้เวลาศึกษาธุรกิจของตัวเองให้เข้าใจอย่างลึกซึ้ง จึงถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า
3. ทีมงาน หรือบุคลากรที่เกี่ยวข้อง
อย่ามองว่าระบบบัญชี เป็นเรื่องของแผนกบัญชีเพียงอย่างเดียว เพราะความจริงแล้ว มันเกี่ยวข้องกับทุกคนในบริษัทเลย ตั้งแต่พนักงานขายที่ต้องบันทึกยอดขาย ทีมจัดซื้อที่ต้องลงบันทึกค่าใช้จ่าย ฝ่ายบุคคลที่ต้องแจ้งข้อมูลเงินเดือน ไปจนถึงผู้บริหารที่ต้องใช้ข้อมูลทางบัญชีในการตัดสินใจ
การสื่อสารให้ทุกคนเข้าใจ และแสดงให้เห็นความสำคัญของระบบบัญชี จะช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี ที่ทุกคนให้ความร่วมมือในการจัดทำบัญชีที่ถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และตรงต่อเวลา
4. งบประมาณ และทรัพยากร
ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อซอฟต์แวร์ อุปกรณ์ต่างๆ รวมถึงค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบ ค่าฝึกอบรมพนักงาน และค่าจ้างที่ปรึกษาด้านบัญชีที่มีความเชี่ยวชาญ จำเป็นต้องมีการบริหารงบประมาณให้พอดีกับความต้องการของระบบบัญชี และความสามารถของธุรกิจ
ก็เหมือนกับการวางแผนการเงินส่วนบุคคล ต้องรู้จักจัดสรรเงินให้พอดี ไม่ใช้จ่ายเกินตัว การบริหารงบประมาณให้ลงตัว ถือเป็นศาสตร์และศิลป์ที่ต้องฝึกฝน แต่ถ้าทำได้ มันจะเป็นพลังสำคัญที่ผลักดันให้ระบบบัญชีของเราแข็งแกร่งและยั่งยืน
เมื่อเราเตรียมความพร้อมเบื้องต้นแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มลงมือทำจริง การวางระบบบัญชีให้สมบูรณ์แบบนั้นต้องใช้ความรู้ ความเข้าใจ และการวางแผนที่รอบคอบ แนะนำให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญควบคู่ไปด้วย เพื่อให้มั่นใจว่าเรากำลังเดินไปในทิศทางที่ถูกต้อง
1. วิเคราะห์ความต้องการ
การกำหนดเป้าหมายว่าเราต้องการอะไรจากระบบบัญชีกันแน่ อยากติดตามข้อมูลอะไรบ้าง และต้องการนำข้อมูลไปวิเคราะห์เพื่ออะไร หลังจากนั้นให้ประเมินสถานะปัจจุบันของธุรกิจว่ามีระบบบัญชีแบบไหนอยู่ มีข้อจำกัดหรือจุดอ่อนตรงไหน และอยากได้ฟังก์ชันการทำงานแบบไหนเพิ่มเติม
ให้เขียนออกมาให้ชัดเจนที่สุด เหมือนกับการทำ shopping list ก่อนไปเดินห้าง จะได้ไม่หลงซื้อของที่ไม่จำเป็น
2. ออกแบบระบบ
ให้เริ่มออกแบบโครงสร้างของระบบบัญชี โดยกำหนดว่าจะมีส่วนงานย่อย (module) อะไรบ้าง และข้อมูลจะหมุนไปที่แผนกงานไหนบ้าง สิ่งสำคัญคือต้องออกแบบให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานจริงของธุรกิจ
พร้อมทั้งระบุหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคนที่เกี่ยวข้อง เพื่อป้องกันความสับสน และข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
3. เลือกโปรแกรมบัญชี
เริ่มจากการวิเคราะห์ความต้องการของธุรกิจก่อนว่า เราจำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์อะไรบ้าง จากนั้นจึงนำโปรแกรมต่างๆ มาเปรียบเทียบกันว่า ตัวไหนมีความสามารถตรงตามที่เราต้องการ และมีราคาเป็นอย่างไร
แนะนำให้ลองทดลองใช้งานจริงก่อนตัดสินใจเลือกซื้อ เพื่อให้แน่ใจว่าเราเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจ ซึ่งโปรแกรมจะต้องใช้ในระยายาว
4. ติดตั้ง และทดสอบระบบ
ถึงเวลาลงมือติดตั้งจริง ให้ทำตามคู่มือการติดตั้งอย่างละเอียด จากนั้นตั้งค่าระบบให้เหมาะสมกับธุรกิจ
ที่สำคัญคือต้องทดสอบระบบอย่างละเอียดถี่ถ้วน ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เพื่อให้มั่นใจว่าทุกส่วนสามารถทำงานได้อย่างปกติ ไม่มีข้อผิดพลาด
5. อบรมการใช้งาน และเริ่มใช้งานจริง
เริ่มจากการจัดทำคู่มือการใช้งานที่ครอบคลุมวิธีการใช้โปรแกรม จากนั้นจัดการอบรม เพื่อให้ผู้ใช้งานทุกคนสามารถใช้ระบบได้อย่างถูกต้อง
เมื่อเริ่มใช้งานจริง ต้องมีการติดตามผล คอยให้ความช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหา และพัฒนาปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ตอบโจทย์การใช้งานได้ดีที่สุด
การวางระบบบัญชีที่สมบูรณ์แบบ เป็นกระบวนการที่ต้องใส่ใจในทุกรายละเอียด บทความนี้ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการทำความเข้าใจหลักการเบื้องต้น แต่ในทางปฏิบัตินั้น เราต้องศึกษาหาข้อมูลเพิ่มเติม ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ และนำมาปรับใช้ให้เหมาะกับบริบทของธุรกิจตัวเอง จึงจะทำให้การวางระบบบัญชีประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง
สำหรับธุรกิจที่อยากเล่าเรื่องราว #เริ่มยังไงได้ยังงี้ ที่มาของธุรกิจ จุดเด่น ความสำเร็จ เรื่องราวที่อยากบอกต่อ สามารถติดต่อแชร์เรื่องราวให้ทาง Young Business Guide เพื่อ ประชาสัมพันธ์ธุรกิจ ทั้งการเขียนคอนเทนต์ การถ่ายภาพ หรือทำคลิปวิดีโอเพื่อโปรโมทได้ โดยท่านจะได้ลิขสิทธิ์ภาพและวิดีโอคุณภาพไปใช้สำหรับทำการตลาดภายในบริษัทท่าน
ติดต่อขอข้อมูลเพิ่มเติม
Mail : youngbusinessguide@gmail.com
เบอร์โทร : 085-3956163 ( คุณโบ )
หรือ website : https://youngbusinessguide.com/contact/
รีวิว #เริ่มยังไงได้อย่างงี้
